Telefonbås har blivit ett enkelt sätt att skapa fler avskilda arbetsplatser utan att bygga om kontoret. Men när behovet är tydligt kommer nästa fråga snabbt: ska företaget köpa, hyra eller leasa? Svaret beror mindre på vad som är ”billigast” i teorin och mer på hur länge lösningen ska användas, hur snabbt verksamheten förändras och hur mycket flexibilitet ni behöver.

I den här guiden går vi igenom hur företag kan tänka innan de väljer upplägg – och vilka faktorer som är viktigare än bara månadskostnaden.

Hyra telefonbås – när flexibilitet är viktigast

Att hyra telefonbås kan vara intressant när behovet är tydligt men framtiden inte är helt låst. Det gäller till exempel företag som växer, flyttar mellan lokaler, testar en ny kontorslösning eller vill undvika att binda hela investeringen direkt.

Hyra passar ofta bäst när:

• ni vill komma igång utan en stor engångsinvestering,
• kontorets storlek eller arbetssätt kan förändras,
• ni vill ha möjlighet att byta eller uppdatera lösningen längre fram,
• ni behöver flera bås inom ett projekt men vill sprida kostnaden över tid,
• ni vill att leverans, montering och villkor ska samlas i ett tydligt upplägg.

Hos Aktiv Miljö beror möjliga hyresupplägg på produkt, antal, avtalstid och leveransort. Därför är det bättre att räkna på ett konkret projekt än att jämföra en generell månadskostnad.

Läs mer om hyra och leasing av kontorsmöbler.

När är det bättre att köpa telefonbåset?

Köp är ofta ett bra alternativ när behovet är långsiktigt och företaget vet att båset kommer att användas under många år. Ni äger då produkten fullt ut och kan själva bestämma hur länge den ska stå kvar, flyttas eller säljas vidare.

Köp passar särskilt bra när:

• ni har ett stabilt och långsiktigt lokalbehov,
• telefonbåset ska användas dagligen under lång tid,
• ni vill undvika löpande avtalskostnader,
• ni vill äga produkten och själva hantera eventuell vidareförsäljning,
• investeringen ryms naturligt i projektbudgeten.

För ett företag som vet att kontoret ska behållas och att behovet av avskilda samtal är permanent kan köp därför vara den enklaste lösningen.

Leasa telefonbås – ett mellanting för många företag

Leasing kan ses som ett alternativ mellan direktköp och mer flexibel hyra. I stället för att betala hela investeringen på en gång fördelas kostnaden över en bestämd period. Exakta villkor, avtalstider och alternativ när perioden löper ut ska alltid framgå av den aktuella offerten.

För ekonomiansvarig eller CFO är det viktigt att inte bara jämföra månadsbeloppet. Ta också med leverans, montering, eventuell service, restvärde och vad som händer vid avtalstidens slut. Den skattemässiga och redovisningsmässiga behandlingen bör alltid stämmas av med företagets ekonomiansvariga eller rådgivare.

Jämför mer än priset – 7 saker som avgör om telefonbåset blir rätt

1. Hur ska båset användas?

Ett bås för korta telefonsamtal ställer andra krav än en plats där medarbetare sitter längre stunder i videomöten. Börja därför med användningen – inte modellen.

2. En person eller flera?

Ett klassiskt telefonbås är normalt avsett för en person. Om ni ofta har korta tvåpersonsmöten eller teammöten är ett större mötesbås mer relevant. Aktiv Miljö har både telefonbås för kontor och större tysta rum och mötespoddar.

3. Ljudprestanda

Syftet är att minska störningar och skapa en mer privat plats för samtal. Be därför om dokumentation för den modell ni jämför i stället för att enbart gå på ord som ”ljudisolerad” eller ”tyst”.

4. Ventilation och komfort

Ett telefonbås som används för videomöten behöver fungera även när samtalet drar ut på tiden. Ventilation, belysning, arbetsyta och sittställning påverkar därför hur mycket båset faktiskt kommer att användas.

5. Placering och mått

Mät inte bara själva golvytan. Kontrollera också gångstråk, dörröppning, takhöjd, elanslutning och hur montaget ska genomföras. En bra placering gör att båset används naturligt i vardagen utan att störa flödet i lokalen.

6. Montering och framtida flytt

Kontor förändras. Fråga därför redan från början hur båset monteras, om det kan flyttas inom lokalen och vad som krävs om företaget byter adress.

7. Service och ansvar

Vid hyra och leasing blir det särskilt viktigt att veta vad som ingår under avtalsperioden. Vid köp behöver ni i stället förstå garanti, reservdelar och service över tid.

Telefonbås eller mötesbås – välj rätt storlek från början

För enskilda samtal och digitala möten är en kompakt enpersonslösning ofta bäst. Framery One Compact Base är ett exempel på ett telefonbås för en person. Behöver ni i stället ett rum för mindre möten är en större lösning som Framery Four Lite mer relevant.

Det viktiga är inte att välja största möjliga modell, utan att matcha ytan mot den aktivitet som ska ske där. Ett för stort bås tar onödig golvyta, medan ett för litet bås riskerar att användas mindre än tänkt.

Vill ni jämföra fler alternativ kan ni även läsa vår guide till mötespoddar för kontorsmiljö eller se Framerys telefonbås och mötespoddar hos Aktiv Miljö.

Så räknar ni på köp, hyra och leasing

Gör jämförelsen på samma sätt för alla alternativ. Börja med den period ni faktiskt tror att lösningen ska användas och lägg sedan in samtliga kostnader.

På sidan Hyra & leasing av kontorsmöbler finns också en kalkylator där ni kan göra en första jämförelse utifrån ert eget projekt.

Vilket alternativ passar ett växande företag?

Företag som växer snabbt har ofta svårare att förutse exakt hur kontoret ser ut om tre eller fem år. Då kan flexibilitet väga tyngre än lägsta möjliga långsiktiga kostnad.

Ett vanligt upplägg är därför att börja med de mest kritiska platserna – till exempel telefonbås nära öppna arbetsytor – och sedan komplettera med större mötespoddar när användningen blir tydlig. På så sätt går det att bygga upp en bättre ljudmiljö stegvis i stället för att försöka lösa allt på en gång.

Innan ni beställer – gör den här kontrollen

• Vilka typer av samtal eller möten ska ske i båset?
• Hur många personer ska använda det samtidigt?
• Var i lokalen uppstår behovet oftast?
• Finns rätt golvyta, takhöjd och elanslutning?
• Behöver båset kunna flyttas senare?
• Vill ni köpa, hyra eller leasa?
• Vad ingår i leverans, montering, service och eventuell retur?

Om ni svarar på de frågorna innan ni jämför modeller blir det betydligt enklare att välja rätt lösning.

Testa telefonbås och få ett konkret förslag

Aktiv Miljö hjälper företag att jämföra telefonbås, mötespoddar och tysta rum utifrån lokal, användning och budget. Vi kan också hjälpa till att räkna på köp, hyra eller leasing där det är möjligt.

Vill ni se hur storleken, ljudmiljön och komforten känns i verkligheten? Boka tid i showroom eller kontakta oss för offert och rådgivning.

Vanliga frågor om att hyra telefonbås

Kan företag hyra telefonbås till kontoret?

Ja, Aktiv Miljö kan hjälpa företag att undersöka hyresupplägg för telefonbås och mötesbås. Möjligheten beror bland annat på modell, antal, avtalstid och leveransort.

Kan man leasa ett telefonbås?

Ja, leasing kan vara möjligt. Exakta avtalstider, månadskostnader och villkor tas fram i den aktuella offerten.

Är det bättre att hyra eller köpa telefonbås?

Hyra passar ofta företag som prioriterar flexibilitet och vill fördela kostnaden över tid. Köp passar ofta bättre när behovet är stabilt och långsiktigt. Det bästa alternativet avgörs av användning, budget och hur länge lösningen ska finnas kvar.

Vad ska man kontrollera innan man hyr ett telefonbås?

Kontrollera bland annat storlek, ljudprestanda, ventilation, belysning, el, montering, service, flyttmöjlighet och vad som gäller när avtalsperioden löper ut.

Vad är skillnaden mellan telefonbås och mötesbås?

Telefonbås är normalt en kompakt lösning för en person. Mötesbås är större och avsedda för två eller flera personer som behöver en avskild plats för möten eller samarbete.

Bildkälla för artikelns huvudbild: Work With Island / Unsplash.