På ritningen ser alla arbetsplatser ut att få plats. Men när flytten närmar sig visar det sig att några skrivbord är för djupa, att stolarna behöver service och att förvaringen är anpassad för ett kontor där alla hade en fast plats.

Därför är frågan om möbler vid kontorsflytt större än vad som ska packas på lastbilen. Ni behöver skilja på sådant som fungerar i de nya lokalerna, sådant som går att anpassa och sådant som behöver kompletteras. Här är ett praktiskt arbetssätt för kontorschefer, HR, inköpare och projektledare.

Utgå från hur det nya kontoret ska användas

Börja inte med att räkna antalet stolar i förrådet. Börja med planlösningen och arbetsdagen: Hur många använder arbetsplatserna samtidigt? Vilka behöver ostörd koncentration, vilka sitter i möten och var ska material förvaras? Ett företag kan ha samma antal medarbetare efter flytten men helt andra behov om arbetssättet går från fasta till delade platser.

Gå igenom den nya lokalen med en planritning. Markera arbetsplatser, mötesrum, förvaring, skrivarytor och spontana mötesplatser. Notera sådant som begränsar möbleringen: dörröppningar, passager, fönster, pelare, uttag och plats för att dra ut stolen utan att blockera någon annan. Det är lättare att ändra möbleringsplanen före beställning än efter leverans.

Inventera möblerna i tre steg

1. Funktion – fyller möbeln fortfarande sitt syfte?

En stol kan vara hel men ändå sakna justeringsmöjligheter för den nya användaren. Ett skrivbord kan vara i gott skick men vara för stort för rummet. Dokumentera därför typ, mått, inställningar och var möbeln används – inte bara antal och inköpsår.

2. Skick – går det att reparera eller fräscha upp?

Kontrollera exempelvis mekanik och hjul på kontorsstolar, bordens stabilitet och höjdfunktion samt slitaget på klädsel och skivor. Ta reda på om reservdelar, omklädsel eller enklare service är möjliga för den aktuella modellen. En renovering ska bedömas utifrån både funktion och kostnad. Allt är inte värt att laga, men allt slitet behöver inte bytas.

3. Flyttbarhet – är det rimligt att ta med möbeln?

Mät hissar, trapphus och passager. Kontrollera vilka möbler som kan demonteras och återmonteras samt om det krävs särskilda anvisningar eller monteringskompetens. För eldrivna höj- och sänkbara bord är det viktigt att hantera kablage, styrning och funktion korrekt vid flytt. Räkna också på transport och montering innan ni bestämmer att återbruk är det billigaste alternativet.

Gör fyra högar i inventeringen

• Ta med utan förändring: möbler som passar planlösningen, används och är i gott skick.
• Ta med efter åtgärd: exempelvis stolar som behöver service eller möbler som kan kläs om.
• Komplettera: sådant som fattas för den nya arbetsplatsen, exempelvis rätt förvaring eller en annan typ av arbetsbord.
• Avyttra på ett genomtänkt sätt: undersök intern omplacering, försäljning, donation eller återbruk när möblerna inte längre behövs.

Det här gör budgeten tydligare. I stället för en enda rad för ”nya kontorsmöbler” får ni en konkret lista över återbruk, anpassning och nyanskaffning. Naturvårdsverket beskriver åtgärder för att förebygga avfall och minska resursanvändningen. För ett företag börjar det praktiska arbetet med en ärlig inventering.

Var noga med de möbler som används varje dag

Kontorsstolar och skrivbord förtjänar en egen kontroll. Fråga inte bara om de får plats, utan om de kan ställas in för personerna och arbetsuppgifterna. En ny placering av skärmar, bord och förvaring kan göra att det som fungerade i förra lokalen inte fungerar lika bra i den nya.

Har ni med er befintliga stolar kan medarbetarna provsitta dem på den nya arbetsstationen och jämföra med alternativa ergonomiska kontorsstolar om justeringsmöjligheterna inte räcker. Ska borden kompletteras kan ni titta på exempelvis ett höj- och sänkbart skrivbord med två motorer, men kontrollera först mått, arbetsuppgift och behov av elanslutning.

Vid delade arbetsplatser behöver även personliga tillhörigheter få en tydlig plats. Läs gärna vår separata guide om personlig förvaring på kontor med fasta och flexibla platser innan ni ritar in fler skrivbord på bekostnad av förvaringen.

När är det bättre att komplettera med hyra eller leasing?

Om ni behöver möbler under en begränsad period eller är osäkra på hur många arbetsplatser som behövs framöver kan hyra vara värt att undersöka. Vid mer långsiktiga behov kan köp vara enklare. Leasing kan vara ett finansieringsalternativ när företaget vill fördela betalningarna över avtalstiden. Vad som faktiskt erbjuds beror på produkt, antal, leveransort och avtal.

Jämför alltid hela upplägget: eventuella startkostnader, månadskostnad, transport, montering, service, ansvar för skador samt vad som händer när avtalet löper ut. Anta inte att återlämning, byte eller utköp automatiskt ingår. För alternativ, villkor och offertväg finns Aktiv Miljös kommersiella sida om hyra och leasing av kontorsmöbler. Den här artikeln handlar om hur ni kommer fram till behovet. Där kan ni gå vidare med finansieringsfrågan.

Ta fram ett underlag som går att lämna till en leverantör

En offert blir mer användbar om leverantören förstår både vad ni redan har och vad som saknas. Samla följande i ett dokument innan ni begär förslag:

• Planritning och mått, samt en beskrivning av hur rummen ska användas.
• Inventarielista med antal, mått och skick på möbler som kan följa med.
• Lista över sådant som kräver reparation, anpassning eller nyanskaffning.
• Önskad inflyttningsperiod, leveransadress och förutsättningar för inbärning.
• Vilka tjänster ni vill ha hjälp med, till exempel möbleringsförslag, leverans och montage.
• Vilka beslut som måste fattas av HR, ekonomiansvarig, fastighetsansvarig eller verksamheten.

Be gärna om att få alternativen redovisade var för sig. Då blir det möjligt att jämföra en lösning med mycket återbruk med en där fler möbler byts, utan att blanda ihop själva möbelkostnaden med flytt och installation.

Låt några medarbetare prova den nya lösningen före slutbeställning

En skiss visar hur möblerna ryms men säger mindre om hur arbetsplatsen känns när någon faktiskt använder den. Testa gärna en representativ arbetsstation: sittställning, skärmplacering, tillgång till förvaring och hur enkelt det är att arbeta utan att störa kollegan. Samla synpunkterna före beställningen och skilj på justeringsproblem och verkliga produktbehov.

Har ni möjlighet att visa mått och ritning redan vid första mötet kan en rådgivare lättare bedöma vilka befintliga möbler som går att använda och var nya val behöver utredas. Det sparar ofta mer diskussion än en lång lista med produkter utan sammanhang.

Ta hjälp med möbleringen – och behåll kontrollen över besluten

Aktiv Miljö hjälper företag med möbelval, förslag på möblering och helhetslösningar. Ni kan läsa mer om vår inredningshjälp för kontor och ta med er planritning och inventarielista till ett första samtal. Vi har även showroom i Stockholm där det går att diskutera lösningar och, efter överenskommelse, prova aktuella möbler.

Boka möte eller showroombesök med Aktiv Miljö om ni vill stämma av vilka kontorsmöbler som bör följa med till den nya lokalen och vad som kan behöva kompletteras.