När kontoret får färre fasta skrivbord blir frågan om personlig förvaring ofta mer komplicerad. Medarbetare behöver fortfarande en plats för hörlurar, anteckningar, laddare, ytterkläder och andra tillhörigheter. Om det saknas en tydlig lösning hamnar saker i gemensamma skåp, på lediga bord eller i väskor som flyttas runt under dagen.

Rätt förvaring handlar därför inte bara om hur många skåp som får plats. Den ska passa hur kontoret används och göra det enkelt att börja och avsluta arbetsdagen.

Börja med tre frågor

1. Har medarbetarna fasta eller delade arbetsplatser? Vid fasta platser kan en skrivbordslåda vara tillräcklig. Vid flexibla platser behöver förvaringen fungera oberoende av vilket bord man väljer.
2. Vad behöver förvaras? Små personliga föremål ställer andra krav än laptop, träningsväska, hjälm eller arbetsmaterial.
3. Hur ofta behöver man komma åt sakerna? Förvaring som används flera gånger om dagen bör ligga nära de ytor där arbetet sker.

Personliga skåp vid flexibla arbetsplatser

Ett personligt skåp kan fungera som medarbetarens fasta punkt när skrivbordet varierar från dag till dag. Det gör det lättare att lämna arbetsytan fri för nästa person. Tänk igenom om varje medarbetare ska ha ett eget skåp eller om en delad lösning är lämpligare för verksamheten.

Skåpens placering spelar stor roll. Om de ligger långt från arbetsplatserna kan medarbetare börja samla tillhörigheter på skrivbordet ändå. Om de står mitt i ett trångt gångstråk uppstår köer och störningar när många kommer samtidigt.

Skrivbordslåda eller mobil förvaring?

Vid en fast arbetsplats är en lådhurts eller mindre förvaringslåda ofta ett praktiskt val. Det som används ofta finns nära till hands. Kontrollera däremot att lådor inte hindrar benutrymmet eller stolens rörelse.

Mobil förvaring kan passa projektmiljöer där medarbetare byter plats eller flyttar mellan team. Den behöver vara enkel att hantera och ha en genomtänkt plats när den inte används. Annars kan den skapa oordning i gångar och gemensamma ytor.

Dimensionera efter innehållet, inte bara antalet personer

Innan ni beställer: inventera vad medarbetarna faktiskt vill kunna låsa in. Mät gärna några typiska föremål, till exempel laptopväska, större hörlurar och ombyte. Kontrollera skåpens invändiga mått, inte bara yttermåtten. Hyllplan, låsmekanismer och dörrarnas öppningsvinkel kan påverka användbarheten.

Räkna också på toppbelastningen. Om många börjar arbetsdagen samtidigt behöver det finnas tillräckligt med plats framför skåpen för att flera ska kunna använda dem utan att blockera passagen.

Låsning och ansvar behöver vara tydliga

Fundera på vilken säkerhetsnivå verksamheten behöver. Ett enkelt lås kan vara tillräckligt för vardagsföremål, medan känsligt material kan kräva andra rutiner och särskild säker förvaring. Bestäm hur borttappade nycklar eller koder hanteras, vem som ansvarar för administration och hur skåp återställs när en medarbetare slutar.

Personliga skåp ska inte automatiskt betraktas som godkänd förvaring för konfidentiella dokument eller särskilt värdefull utrustning. Kontrollera företagets egna säkerhetskrav.

Gör förvaringen till en del av inredningen

Förvaringsmöbler kan hjälpa till att skapa zoner, men höga skåp kan också skymma dagsljus och göra ett rum mindre överblickbart. Placera dem med hänsyn till gångvägar, utrymning, ljus och tillgänglighet. Välj material och ytor som tål den dagliga användningen och som går att rengöra.

Om ni samtidigt planerar en ny arbetsplatsmiljö kan ni kombinera förvaringen med rätt ergonomiska kontorsstolar och en genomtänkt arbetsplatsmöblering.

Checklista inför inköp av personlig förvaring

• Bestäm om förvaringen ska vara personlig, delad eller kopplad till en fast arbetsplats.
• Lista föremÃ¥len som behöver fÃ¥ plats och kontrollera invändiga mÃ¥tt.
• Rita in skÃ¥p, öppna dörrar och tillräckliga passager.
• Välj lÃ¥sning och rutiner för administration.
• Kontrollera material, rengöring och möjlighet att komplettera vid framtida förändringar.
• Testa gärna placeringen i en möbleringsritning innan ni beställer.

Planerar ni ett nytt kontor?

Aktiv Miljö hjälper företag att planera arbetsplatser och inredning som fungerar i vardagen. Vi har showroom i Stockholm där ni kan diskutera möbler, material och planlösning. Boka ett möte eller showroombesök om ni vill ha hjälp att planera en helhet med arbetsplatser, förvaring och gemensamma ytor.